Inventura osnovnih sredstava

U zadnje vrijeme dobivam sve više upita za inventuru osnovnih sredstava. Naravno, kako se bliži kraj godine tako i pitanje inventure postaje sve aktualnije. Zato ću u nastavku dati nekoliko važnih pitanja i zahtjeva sa kojima se moji klijenti susreću prilikom popisa osnovnih sredstava pa vjerujem da će i vama biti od pomoći.

Dakle, krenimo redom:

1. Zašto trebamo provesti inventuru? Sukladno Zakonu o računovodstvu postoji zakonska obveza popisa cjelokupne imovine i izvora vlasništva minimalno jednom godišnje. Naravno, u interesu svakog vlasnika je da zna sadržaj i vrijednost imovine kojom raspolaže. Osnovna sredstva su jedan dio obveza popisa, a spadaju u kategoriju dugotrajne imovine.
2. Kako najjednostavnije provesti popis? Prilikom kupnje osnovnih sredstava, najjednostavniji način je da svakom osnovnom sredstvu dodijelimo inventarni broj koji onda povezuje osnovno sredstvo u stvarnosti sa podatkom u poslovnim knjigama. I u tom slučaju popis se provodi brže i jednostavnije – pripremi se tim, popisne liste i izvrši popis. Ukoliko posjedujemo barkod čitače, tada je popis još jednostavniji.

No praksa mi je pokazala da to baš i nije tako. Posebno je to slučaj u tvrtkama koje su brzo rasle te se nakon procesa nabave evidencija osnovnih sredstava događala usput. U takvim slučajevima, dobro je prepoznati nedostatke što prije te napraviti tzv. nultu inventuru i kreirati bazu osnovnih sredstava.

Kako radimo nultu inventuru?

• Potrebno je doslovno fizički popisati i evidentirati svako osnovno sredstvo koje se nalazi u tvrtki – fizički zahtjevno, ali drugačije ne ide. 😊
• Definirati što je sve predmet popisa, način označavanja i opisa, povezivanja sa lokacijama (ured, kat, skladište,…).
• Unaprijed je potrebno definirati izgled inventurnog broja, a najbolje da je to barkod naljepnica kako bi sljedeća inventura bila jednostavnija i brža.
• Definirati način evidencije osnovnih sredstava koja su pod vodom, zemljom, u zraku ili na nekom trećem nedostupnom mjestu – da, postoji način kako se i to rješava. 😊
• Nakon izvršenog fizičkog popisa, potrebno je unijeti podatke u sustav. Ukoliko baza nije postojala to je jednostavno. No vrlo vjerojatno imamo već neki podatak iz knjigovodstva i u tom slučaju je potrebno napraviti usklađivanje starih i novih podataka – dio koji baš ne veseli, ali je nužan.
• I za kraj, potrebno je definirati proces nabave i evidencije osnovnih sredstava za ubuduće. Pri tome se definiraju odgovornosti, obveze, komunikacija, tijek aktivnosti i sl.

Čija je odgovornost vođenja osnovnih sredstava?

Često me pitaju čija je odgovornost vođenja osnovnih sredstava. Najčešće su to odjeli ili općih poslova ili financija, ponekad odjel nabave, a pojedine tvrtke imaju i odjele upravljanja nekretninama i imovinom. No bez obzira tko je odgovoran, u interesu svakog direktora ili vlasnika je da proces vođenja osnovnih sredstava ima vrlo jasno i kvalitetno definiran!

Trebate stručnu pomoć za inventuru?

Svojim klijentima pomažem oko provođenja inventura i svih potrebnih priprema kako bi svaka sljedeća inventura bila kvalitetna i točna. Ukoliko želite stručnu pomoć za inventuru osnovnih sredstava, obratite se s punim povjerenjem! Za sva pitanja slobodno me kontaktirajte na: natasa@cronata.hr.

Autor: Nataša Cikač, konzultant za nabavu i lanac opskrbe