Inventura imovine u vrtiću ili školi
Kraj godine već je tradicionalno period kada se provode inventure odnosno popis sve imovine. Jedna od kategorija u kojoj smo se posebno specijalizirali i radimo tijekom cijele godine je Inventura osnovnih sredstava. Tako je i zadnji projekt koji smo radili u dječjem vrtiću u Delnicama. U konkretnom slučaju odgovorna osoba ustanove utvrdila je da u prijašnjem mandatu nije vođena točna evidencija te u cilju transparentnog upravljanja krenuli smo u projekt izrade nove baze imovine, označavanje barkod naljepnicama i utvrđivanja stvarnog stanja imovine sa kojom ustanova raspolaže.
U nastavku ću dati nekoliko važnih informacija sa kojima se susreći moji klijenti upravu kod popisa osnovnih sredstava.
1. Zašto trebamo provesti inventuru
Sukladno Zakonu o računovodstvu postoji zakonska obveza popisa cjelokupne imovine i izvora vlasništva minimalno jednom godišnje. Naravno u interesu svakog vlasnika je da zna sadržaj i vrijednost imovine kojom raspolaže. Osnovna sredstva su jedan dio obveza popisa, a spadaju u kategoriju dugotrajne imovine
2. Kako najjednostavnije provesti popis
Prilikom kupnje osnovnih sredstava, najjednostavniji način je da svakom osnovnom sredstvu dodijelimo inventarni broj koji onda povezuje osnovno sredstvo u stvarnosti sa podatkom u poslovnim knjigama. I u tom slučaju popis se provodi brže i jednostavnije – pripremi se tim, popisne liste i izvrši popis. Ukoliko posjedujemo barkod čitače, tada je popis još jednostavniji.
No praksa mi je pokazala da to baš i nije tako. U poduzećima gdje nije jasno definiran način vođenja imovine, nakon kupnje namještaja, opreme ili strojeva, vrlo često ostane evidentirana samo na računu dobavljača te se kao takva prenese u poslovne knjige. S godinama takav način vođenja gubi na točnosti pa je ključno dobro prepoznati nedostatke što prije te napraviti takozvanu nulti inventuru i kreirati bazu osnovnih sredstava.
Kako to radimo?
- Potrebno je doslovno fizički popisati i evidentirati svako osnovno sredstvo koje se nalazi u tvrtki – fizički zahtjevno, ali drugačije ne ide 😊
- Definirati što je sve predmet popisa, način označavanja i opisa, povezivanja sa lokacijama (ured, kat, skladište,…)
- Unaprijed je potrebno definirati izgled inventurnog broja, najbolje barkod naljepnice kako bi sljedeća inventura bila jednostavnija i brža
- Definirati način evidencije osnovnih sredstava koja su pod vodom, zemljom, u zraku ili na nekom trećem nedostupnom mjestu – da, postoji način kako se i to rješava 😊
- Nakon izvršenog fizičkog popisa, unijeti podatke u sustav. Ukoliko baza nije postojala to je jednostavno, no vrlo vjerojatno imamo neki podatak iz knjigovodstva i u tom slučaju potrebno je napraviti usklađivanje starih i novih podataka – dio koji baš ne veseli, ali je nužan
- I za kraj – definirati proces nabave i evidencije osnovnih sredstava za ubuduće – odgovornost, obveze, komunikacija, tijek aktivnosti i sl.
Često me pitaju čija je odgovornost vođenja osnovnih sredstava – najčešće su to odjeli ili općih poslova ili financija, ponekad nabave, a pojedine tvrtke imaju i odjele upravljanja nekretninama i imovinom. No bez obzira tko je odgovoran, u interesu svakog direktora/vlasnika da ovaj proces ima jasno i dobro definiran.
Vrtić sa početka priče sada ima točnu evidenciju namještaja opreme i strojeva, označene sa barkod naljepnicama te je odgovorna osoba sigurna u stanje imovine kojom ustanova raspolaže i za koju odgovara. Ukoliko i vi želite imati točnu evidenciju i inventuru osnovnih sredstava, obratite nam se s punim povjerenjem!
Autor: mr.sc. Nataša Cikač, konzultantica za nabavu i lanac opskrbe