Kako ispravno šifrirati artikle na skladištu

studeni 4, 2019 Oznake:,

Vrijeme je inventura i u okviru poduzeća poduzimaju se sve potrebne radnje za provođenje popisa na skladištu. Cilj svakog poduzeća je provesti godišnji popis sa rezultatom koji će imati što manje razlika, odnosno viškova i manjkova. Naravno, da bismo to ostvarili nužno je voditi računa tijekom cijele godine o sustavu upravljanja skladištem, načinu zaprimanja i izdavanja artikala i slično.

Kad radim sa klijentima na pripremi i provođenju inventure, jedan od parametara koji može uzrokovati razlike i nerealna stanja na skladištu je označavanje artikala odnosno sustav šifriranja.

Danas većina poduzeća ima neki oblik digitalizacije skladišnog poslovanja čime definitivno ubrzava sam proces zaprimanja i izdavanja robe, praćenja stanja zaliha te kontrolu naručivanja potrebnih artikala. No bez obzira na informatizaciju i sustav koji upravlja skladišnim poslovanjem, nužno je taj sustav nadograđivati s ispravnim i adekvatnim podacima.

U nastavku teksta dat ćemo pregled najvažnijih izazova sa kojima se poduzeća susreću prilikom zaprimanja artikala. Dakle, idemo redom.



Kada se otvara šifra artikla?

Šifra artikla se otvara najčešće:

  • u trenutku naručivanja, odnosno izrade narudžbenice kad govorimo o ulaznim materijalima,
  • odnosno nakon potvrde narudžbe kupca, tj izrade naloga za proizvodnju ili nabavu, ukoliko govorimo o procesu prodaje.

Na taj način primarno se i poštuje proces naručivanja, znači postoji narudžbenica prije nego što artikl stigne na skladište. Isto je i kod procesa prodaje, izdaje se nalog za proizvodnju odnosno nabavu prije nego se artikl proizvede, odnosno nabavi.



Tko otvara šifru artikla?

U praksi susrećem različite primjere. Ponekad šifru otvara odjel nabave, ponekad osobe u skladištu, a ima slučajeva da se otvaranje šifri obavlja u odjelu računovodstva ili čak nekad u odjelu za IKT. Bez obzira za koju varijantu se poduzeće odlučilo, važno je da to uvijek bude na istom mjestu i prema jasno definiranim pravilima.



Na koji način se šifre otvaraju?

Ovo je ujedno i najvažniji dio. Naravno, svako poduzeće je specifično, svaka industrija i vrste artikala koje se nalaze na skladištu imaju svoje osobitosti. Upravo iz tog razloga važno je utvrditi jasan i jednoznačan način otvaranja šifri.

Svojim klijentima uvijek predlažem da izrade jednostavnu proceduru, odnosno uputu ili pravilnik gdje se točno utvrđuje na koji način označiti artikl. Sam informacijski sustav najvjerojatnije ima definiran način numeriranja – brojčano, slovčano ili kombinacija, a sam opis artikla trebao bi biti jednoznačan. Npr. “Matica kvadratna M8” je opis artikla, no ukoliko ne postoji jasna uputa sljedeći put može se otvoriti kao “Kvadratna matica M8” ili “matica kv. 8”, a to dovodi do otvaranja duplih šifri i netočnih stanja na skladištu.

Važno je propisati koje sve informacije opis artikla mora sadržavati:

  • naziv, boja, dimenzija – kao osnovni parametri,
  • no mogu se ubaciti i ostali podaci kao dobavljač, rok trajanja ili neki drugi podaci koji su nama važni prilikom vođenja skladišnog poslovanja.


Duple šifre artikla – što s njima?

Već sam prije spomenula da ukoliko ne postoji sustav kontrole otvaranja šifri kao i jasna pravila, pojavit će se tzv. duple šifre, tj. šifre za isti artikl, ali sa različitim opisima. Kada se takve situacije dogode, nužno je „očistiti“ šifarnik. No brisanje šifri moguće je samo u trenutku kada na zalihi nema stanja ni kretanja odnosno ulaza i izlaza. I taj postupak svakako treba biti u suradnji s odjelom računovodstva.

Ovo su najvažnije smjernice kojih bi se poduzeća trebala pridržavati prilikom upravljanja artiklima na skladištu kako bi imala što točnija i ažurnija stanja te time izbjegla potencijalne razlike prilikom vođenja inventure.

Tu nismo spomenuli vođenje imovine odnosno osnovnih sredstava, no ove smjernice vrijede i za tu kategoriju.



Ukoliko Vam je potrebna stručna podrška ili savjet, obratite nam se s povjerenjem. Više informacija o našim uslugama saznajte na stranici: Inventura robe, zaliha i imovine.



Autor: Nataša Cikač, konzultant za nabavu i lanac opskrbe

PRIJAVITE SE NA NEWSLETTER

Saznajte termine sljedećih edukacija i savjete iz područja nabave, lanca opskrbe i inventure

Klikom na gumb Pošalji dajete suglasnost da Cronata d.o.o. na Vašu email adresu šalje obavijesti te u tu svrhu pohranjuje Vaše podatke do opoziva.

Koristimo kolačiće za pružanje boljeg korisničkog iskustva. Nastavkom pregleda webstranice slažete se s uvjetima korištenja. Za više informacija pročitajte našu politiku privatnosti.

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close